Выдача, учет и списание специальной одежды: действующие правила и нормативы

Спецодежда – эффективное средство защиты сотрудников от агрессивной рабочей среды (грязь/опасные условия труда). В комплект униформы может входить:

• повседневная одежда;
• спецобувь;
• головные уборы;
• средства индивидуальной защиты (СИЗ).

Рабочие халаты и другая форменная одежда может быть личной или коллективной (дежурной). В последнем варианте спецодежда используется при выполнении отдельных видов работ или прикрепляется к участку предприятия и передается посменно. Предоставление рабочей формы – прямая обязанность работодателя, закрепленная в законодательстве Российской Федерации. Корпоративная одежда оплачивается из средств организации – сюда входят затраты и на покупку, и на обслуживание униформы.

Выдача спецодежды для предприятий всех видов деятельности нормируется и регламентируется Министерством Труда РФ, а также типовыми отраслевыми правилами. В нормативной базе четко прописано, для каких профессий предназначены те или иные рабочие костюмы, что именно входит в комплекты одежды и через какой срок униформа подлежит замене. Согласно законодательству, работодатель имеет право изменить принятые нормативы по выдаче спецодежды и СИЗ, но только в сторону улучшения защиты своего персонала.

Полученная сотрудниками спецодежда является собственностью компании и после окончания срока эксплуатации должна вернуться на склад. Также униформа возвращается при увольнении или переводе сотрудника в рабочую зону, где требуются другие виды одежды и СИЗ. После возврата форму можно пустить в дальнейшую эксплуатацию, но при условии проведения необходимых мероприятий по уходу.

Учет и списание спецодежды

Любые манипуляции со специальной одеждой оформляются первичными документами. Это позволяет отразить все операции с униформой в бухгалтерском и налоговом учетах. Правила документального отражения данных операций приведены в Методических указаниях №135н от 26 декабря 2002 года, утвержденных Министерством Финансов РФ.

Бухучет

Первичными документами бухучета являются унифицированные межотраслевые бланки или формы, разработанные самим предприятием. Операции, связанные с закупкой, складированием и выдачей спецодежды, отражаются внутренними проводками по соответствующим дебетовым и кредитовым счетам. Кроме того, все действия заносятся в личные карточки сотрудников (бумажные или электронные) – здесь указывается количество выданной на год одежды и степень ее износа во время выдачи/возврата. Такой подход позволяет контролировать униформу даже после списания ее стоимости.

Налогообложение

Все операции, связанные с движением спецодежды внутри предприятия, подлежат налоговому учету, который можно разбить на несколько категорий:

Списание

Чтобы списать стоимость униформы и СИЗ, бухгалтера используют единовременный и линейный методы. Первый способ позволяет списать полную стоимость спецодежды в момент ее выдачи и применяется для униформы с короткими эксплуатационными сроками (менее года). Второй способ используется для спецодежды, рассчитанной на длительный срок службы (более года), и позволяет гасить стоимость имущества равномерными частями в течение всего срока эксплуатации имущества. Стоит отметить, что недолговечную спецодежду также можно списывать линейно (при наличии соответствующего письменного решения со стороны руководства предприятия).

Для контроля над наличием и состоянием специальной одежды компания должна проводить периодические инвентаризационные мероприятия. Комиссия осматривает имеющуюся рабочую форму, устанавливает причины ее недостачи и порчи (если такие имеются), определяет виновных сотрудников, составляет акты списания по формам соответствующего образца.

Качественная униформа – залог безопасности ваших сотрудников, на котором нельзя экономить. Тем более, что при грамотном учете все затраты на приобретение одежды и СИЗ можно вернуть.

Купить качественную спецодежду оптом по выгодной цене можно в ГК «Патриот» – для пошива рабочей формы мы используем прочные и надежные материалы, вся продукция производится по ГОСТ и имеет соответствующие сертификаты. Заказать спецодежду можно через корзину на сайте. Чтобы получить дополнительную информацию, позвоните по телефону 8 (495) 401–78–43 или закажите обратный звонок.

• налог на прибыль. Как правило, затраты на приобретение униформы включаются в раздел «материальные расходы» и разово списываются при вводе имущества в эксплуатацию. Спецодежда с определенными параметрами (ценой выше 40 тысяч рублей и сроком службы более 1 года) признается амортизируемой, а ее стоимость гасится с помощью амортизационных начислений. Нужно отметить, что уменьшение налогооблагаемой прибыли за счет расходов на закупку спецодежды законно лишь на предприятиях с рабочими местами, аттестованными по условиям труда;
• НДФЛ. Рабочие комбинезоны, халаты и другая спецодежда, как собственность предприятия, не облагается налогом на доходы физических лиц. Однако если уволившийся сотрудник не вернул униформу и СИЗ, с их рыночной стоимости удерживается подоходный налог;
• взносы на страхование. Специальная одежда, выданная персоналу для временного использования, не облагается ни обязательными взносами, ни взносами на страхование от несчастных случаев.